Sembra banale ma la gestione precisa di entrate e uscite è essenziale per ogni tipo di attività professionale, specialmente quando si devono seguire tanti pagamenti, fornitori e scadenze o movimenti tramite più istituti bancari. Ecco perché tenere i conti con un programma di prima nota aiuta a raccogliere le informazioni in modo ordinato e cronologico offrendo una fotografia chiara di quella che è la reale situazione finanziaria. Geometri, architetti, amministratori di condominio, ingegneri e altri professionisti che collaborano con la gestione amministrativa possono disporre di dati aggiornati potendo controllare con maggiore facilità i flussi cassa.
Indice
Cos’è la prima nota
La prima nota è un registro interno non obbligatorio per legge dove vengono annotati i movimenti che generano un incasso o un pagamento; non va a sostituire il registro contabile e diventa uno strumento organizzativo prezioso per poter preparare i dati destinati alla contabilità. Con un software gestionale come Easyfatt compilarla può diventare ancora più semplice perché sarà proprio il programma a fornire alcune informazioni relative ai documenti caricati che vengono trasformati e riportati nella prima nota.
Quali vantaggi offre
Sono diversi i vantaggi da conoscere sull’utilizzo della prima nota:
- Controllo costante dei movimenti finanziari. Avendo la possibilità di registrare incassi e pagamenti in ordine cronologico si possono verificare le somme entrate, i pagamenti già fatti e quelli da fare in pochi clic. Grazie a questa funzione si riesce ad avere un’immagine chiara della situazione economica di un periodo compiendo scelte più consapevoli;
- Tracciabilità. Ogni movimento viene associato al soggetto interessato e al documento che lo ha generato così si risale all’origine di entrate e uscite controllando i pagamenti e gli accrediti senza stress;
- Cassa o banca. Il documento può essere diviso in queste due funzioni, la prima raccoglie i movimenti in contanti mentre la seconda tutti quelli legati ai conti correnti.
Come compilarla correttamente
Chi desidera compilare in modo corretto la prima nota deve registrare ogni operazione nel momento in cui avviene l’incasso o il pagamento; questa è l’unica richiesta da parte del software. Bisognerà indicare la data, la descrizione del movimento, l’importo, la risorsa interessata, il soggetto collegato e l’eventuale riferimento al documento fiscale. Mantenendo il saldo progressivo si ha una lettura immediata della disponibilità.
Con un programma come Easyfatt le entrate e le uscite vengono collegate ai documenti emessi e alla registrazione di ogni acquisto riportandole direttamente nella prima nota; un passaggio automatico che viene realizzato dalla tecnologia e riduce i tempi di gestione e la possibilità di errori manuali.
La consultazione dei dati è altrettanto importante quanto la loro registrazione. Una prima nota chiara deve permettere di trovare rapidamente le informazioni che servono. Easyfatt consente di filtrare i movimenti per periodo, stato del pagamento, risorsa e soggetto. Si può quindi visualizzare, ad esempio, solo ciò che riguarda la cassa contanti oppure controllare il saldo della prima nota banca a una determinata data.
Insomma, se si confronta una gestione su carta o tramite fogli di calcolo è evidente che un software gestionale possa semplificare l’organizzazione e per i professionisti che gestiscono molte operazioni amministrative poter accedere a una prima nota aggiornata fa la differenza.
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