Stampare un’area circoscritta di un foglio di calcolo in Microsoft Excel è una funzione che può risultare utile nel business, nella propria professione, per la creatività. Vediamo insieme come attuarla. La stessa ha una funzione altresì di semplificazione: nel momento in cui si gestiscano dei fogli di calcolo su Excel piuttosto corposi, con tantissime celle occupate, spesso si avverte l’esigenza di avere la stampa di una parte del contenuto, esposta in continuità, così da poterla presentare in ufficio, o ai propri collaboratori di studio, per fare degli esempi.
Procedimento per stampare area in Excel
Per riuscire a stampare un area delimitata in Excel, dobbiamo innanzitutto selezionare l’area di celle di nostro interesse. Lo faremo normalmente, selezionando l’area con il tasto sinistro del mouse premuto e trascinando, rivestendo le celle in sequenza. Niente di molto diverso dalla normale selezione testuale. Clicchiamo ora, sopra, su “Layout di pagina”, e dopodiché su “Area di stampa”. Nel piccolo menù a tendina che si aprirà clicchiamo, al primo posto, su “Imposta area di stampa”.
In questo modo avremo già delineato l’area che vogliamo sottoporre al processo di stampa. Tradotto in altre parole, se clicchiamo adesso su “File”, e poi su “Stampa”, la stampa in questione si concentrerà solamente su quell’area. Prima di procedere però, assicuriamoci che tutte le opzioni di stampa si rivelino confacenti al nostro lavoro, quello da eseguire. Potremo rendercene conto nell’immediato, cliccando sull’anteprima di stampa, e da lì regolarci per modificare ciò che non ci sta a genio della presentazione, per come la vogliamo effettuare.
In tal modo avremo verificato anche che la nostra precedente operazione sia effettivamente andata a buon fine, che cioè non abbiamo maldestramente deselezionato un’opzione con un clic di troppo, ad esempio.
Una chicca: possiamo accedere all’anteprima di stampa anche utilizzando la scorciatoia da tastiera con la combinazione di tasti, premuta ovviamente in contemporanea, CTRL + MAIUSC + F12.
Il controllo sulle interruzioni di pagina di Excel
Per ulteriore verifica, e qualora l’area da stampare occuperà comunque diverse pagine, dovremo controllare l’impostazione relativa alle interruzioni di pagina.
Ai fini d’effettuare il controllo da ultimo menzionato, clicchiamo, sempre sulla barra in alto, sul menù “Visualizza”, e poi su “Anteprima interruzioni di pagina”. Solo allora potremo visualizzare, con la nuova anteprima, come le celle selezionate vengano distribuite su più pagine.
Si tratta di un’indicazione più precisa, a livello di singole celle, che sarebbe bene fare, onde evitare, in ogni caso, delle sorprese. Avremo una suddivisione in blocchi di celle, un blocco per ogni pagina. Con quest’ultima anteprima, cioè, sarà più facile regolarci. Sullo sfondo di ogni blocco apparirà l’indicazione “Pagina 1, Pagina 2, .. ” e così via.
Come operare gli aggiustamenti
Qualora la suddivisione così operata, per singolo foglio, non ci convinca, e vorremmo ad esempio che una o più colonne compaiano sul foglio successivo, o su quello precedente, c’è qualcosa che possiamo fare. Basta spostare, quindi cliccare e trascinare con il mouse , la linea verticale di colore blu. Essa imposta, come si sarà intuito, la delimitazione delle colonne in una pagina piuttosto che in un’altra.
Spostiamo quindi la linea considerata verso destra, così da far includere quelle date colonne nel foglio precedente. Facciamo l’operazione al contrario, cioè verso sinistra, così da far includere le colonne di differenza nel foglio successivo. E’ un’operazione importante, qualora si voglia disporre di un certo blocco unitario di dati su un solo foglio. Ora possiamo nuovamente operare ricorso all’anteprima di stampa generale, cliccando su “File” e poi su “Stampa”. Possiamo anche cliccare su “Anteprima” prima d’inviare il file alla stampante, così da renderci conto del risultato della stampa con una visualizzazione più ampia.
Clicchiamo su “Layout di pagina”, nella finestra della funzione Stampa, oppure accedendo da “Visualizza”. Sceglieremo quindi l’orientamento di stampa, fra orizzontale e verticale, quello più confacente ad un’ordinata presentazione del foglio stesso. Nel caso in cui si desideri, per un ripensamento o una dimenticanza, aggiungere degli ulteriori dati, sarà sufficiente cliccare su “Normale” per tornare all’editing del classico foglio elettronico. A quel punto, non resterà che ripetere la procedura, con l’inclusione dei dati mancanti, quindi delle righe e colonne inizialmente omesse.
Ripetizione di colonna o riga sulle pagine successive alla prima
Si tratta di una funzione con una certa rilevanza, al fine della migliore leggibilità possibile dei dati. Spesso, infatti, una riga, o una colonna, può contenere dei dati di riferimento dai quali sarebbe bene non discostarsi, anche per effettuare un confronto comodo e più immediato. Clicchiamo allora su “Layout di pagina”, e poi su “Stampa titoli”.
La finestra che apparirà, consente l’indicazione, rispettivamente, delle “Righe da ripetere in alto”, e delle “Colonne da ripetere a sinistra”, e basterà cliccare sull’apposito pulsante laterale con la freccia in alto raffigurata, per entrambe le sezioni. E’ quindi possibile ripetere sia una riga che una colonna iniziali su tutte le altre pagine della sessione di stampa.
Come includere righe e colonne non adiacenti sulla stessa area di stampa Excel
Già, oltre a stampare un’area delimitata già impostata in Excel, possiamo anche definirne una noi, come una sorta di “collage”. Teniamo premuto il tasto CTRL e clicchiamo con il mouse, per selezionarle, diverse aree del foglio, non adiacenti. Esse appariranno quindi nello stessa area di stampa. Ma se il procedimento termina qui, esse appariranno su pagine diverse.
Quindi cosa fare? Semplicemente, cliccando con il tasto destro su ognuna delle colonne, o delle righe che vogliamo saltare, e selezionando “Nascondi” otterremo l’effetto desiderato. Diversamente, gli elementi saltati non apparirebbero comunque nella stampa, ma con degli spazi in bianco al loro posto, ed ecco perché gli elementi desiderati compaiono, in quel caso, su diverse pagine, sparsi e non raccolti per come si desidera.
Dopo aver operato la selezione in questione, clicchiamo, per come visto in precedenza, su “Layout di pagina” e poi su “Imposta area di stampa”, per delimitare la nuova area di stampa. Una volta ultimata la stampa, per rendere nuovamente visibili gli elementi all’uopo nascosti, applichiamo un semplice procedimento. Selezioniamo l’intero testo con la combinazione di tasti CTRL+A. Dopodiché selezionare in sequenza: Home, Formato, Nascondi e Scopri. Una volta cliccato su scopri, basta selezionare, rispettivamente, “Scopri colonne” e “Scopri righe”. La sequenza dei fogli di calcolo in Excel tornerà quella originaria.
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