Excel è uno dei software più completi e potenti al mondo per la registrazione, l’analisi e il riepilogo di dati. Le enormi potenzialità di questo programma però, non sono semplicissime da sfruttare e richiedono molto tempo per essere padroneggiate in modo spedito.
Se volete avvicinarvi a questo fantastico software di casa Microsoft, dovete sapere che ci sono delle nozioni base da conoscere per utilizzare Excel e migliorare la vostra produttività fin da subito.
Con questo nuovo tutorial, vi aiutiamo a capire come funziona excel, spiegandovi nel dettaglio alcune delle funzioni più utili.
Bene, se siete pronti, continuate a leggere il manuale per principianti di Excel che vi darà delle solide basi per poter usare il foglio di calcolo a lavoro o a scuola.
Indice
Le basi di Excel : Le cartelle di lavoro
Iniziamo con una rapida panoramica sull’ambiente di lavoro che vi troverete di fronte, una volta avviato Excel. Dovete sapere, che ogni file Excel è chiamato anche cartella di lavoro e durante l’utilizzo, potete salvare, aprire o stampare una cartella di lavoro, dal menu File che trovate in alto a sinistra del monitor.
Ogni cartella di lavoro di Excel, può contenere più Fogli di lavoro e sono indicati nella parte bassa della finestra. Questi fogli di lavoro possono essere collegati tra loro con formule e funzioni che “pescano” i dati da una parte o dall’altra.
Ogni foglio di lavoro di Excel, contiene una griglia formata da righe e colonne, le famose CELLE di Excel. Le righe sono quelle che vanno dall’alto in basso dello schermo e vengono indicate con dei numeri che potete leggere nella parte sinistra della finestra. Le colonne, invece, sono etichettate con delle lettere e vanno da sinistra a destra. L’intersezione tra una riga e una colonna, forma una CELLA, che quindi assumerà un nome formato dal numero di riga e dalla lettera corrispondente.
Le CELLE di Excel possono essere colorate, potete modificarne altezza e larghezza, il carattere del testo al loro interno e molte altre personalizzazioni.
Selezionando una qualsiasi cella del foglio excel, potete iniziare ad inserire al suo interno tutti i tipi di dati che volete, come ad esempio numeri, lettere oppure equazioni. I formati di dati più utilizzati nei foglio Excel, sono comunque i seguenti:
- Numeri : Valori numerici. Tutti i numeri che inserite, possono essere utilizzati come parte di calcoli come per esempio addizioni, sottrazioni, divisioni o moltiplicazioni.
- Stringhe : Testo. Le parole o frasi inserite in una cella, possono essere unite, estrapolate oppure modificate a piacimento.
- Date : Giorni, Mesi o Anni.
- Riferimenti : All’interno di una cella, può essere inserito un riferimento ad un’altra cella dello stesso foglio di lavoro o di un altro, oppure addirittura di un altro file. Inserendo un riferimento ad una cella, la cella selezionata assumerà lo stesso valore di quella “madre”
- Funzioni : Formule complesse. Grazie ad esse, potrete manipolare il contenuto di una cella, generando numeri, stringhe e date.
Adesso, che conoscete l’area di lavoro di Excel, possiamo passare a vedere qualche funzione utile, in modo da poter sfruttare fin dai primi momenti, molte delle incredibili potenzialità di Excel.
Come funzionano le formule di Excel
Le formule, sono sicuramente la prima funzionalità che tutti i neofiti si trovano ad utilizzare su Excel. Per iniziare a scrivere una formula su Excel, dovete posizionarvi su una cella e digitare = seguito dal calcolo che volete eseguire. Per esempio, potete provare a cliccare su una cella a vostra scelta del foglio di lavoro e digitare le seguenti formule :
=6+4
Una volta digitata questa semplice formula, vi basterà premere il tasto Invio sulla tastiera e come per magia, Excel eseguirà il calcolo e la cella segnerà il risultato 10. Una cosa importante da sapere, è che all’interno della cella, ancora c’è la formula scritta, infatti, cliccando su di essa, vedrete sulla barra delle formule in alto, =6+4.
Quindi, ricapitolando, ogni volta che digitate il simbolo = prima di una operazione, Excel capisce che deve eseguire un calcolo. Se provate a digitare solo 6+4, vedrete che non verrà eseguito alcun calcolo.
Oltre ad operazioni semplici, all’interno delle celle, si possono inserire formule più complesse, comandi come MEDIA, MAX o SOMMA, ma anche moltissime altre che man mano che utilizzerete Excel andrete a scoprire e utilizzare in modo automatico. Provate a scrivere all’interno di una cella :
=Media(4,6)
premete il tasto Invio sulla tastiera e la cella vi restituirà 5, la media tra i due numero all’interno delle parentesi e divisi dalla virgola.
Una formula, può essere anche formata da più funzioni nidificate, un buon esempio da provare è questo:
=somma(Media(6,4),7)
premete Invio e verrà eseguita prima la media tra il numero 6 e il 4, quindi 5, poi sommerà il numero al 7, dando come risultato 12.
Riferimenti alle celle
Quando si iniziano a utilizzare i riferimenti alle altre celle, Excel diventa veramente utile. Grazie ai riferimenti, potrete unire i valori presenti in una CELLA, con altri presenti nella cartella di lavoro o addirittura in un altro file. Però, per capire meglio il concetto, meglio vedere qualche esempio.
Scrivete la seguente formula nella cella E5 del foglio di lavoro:
=B5
Premete Invio sulla tastiera. Con questa formula, avete detto semplicemente ad Excel di visualizzare nella cella E5, il contenuto della cella B5. Provate a scrivere qualche cosa nella cella E5 e poi premete Invio, vedrete che la cella B5 assumerà lo stesso valore, che sia un testo, un numero o una data.
Potete sostituire qualsiasi numero presente in una formula, con un riferimento ad una cella, quindi capite che le cose si fanno interessantissime. Ad esempio:
=somma(Media(A6,B4),B7)
i “nomi” delle celle, assumeranno il valore del numero presente in quella specifica cella.
Una delle funzioni che vengono maggiormente utilizzate su Excel, è la somma dei valori di più celle. Guardate l’esempio qui sotto:
Come avete notato, nella cella C11 è presente il valore della somma delle celle C5,C6,C7,C8 e C9. Fare la sommatoria di più celle è semplicissimo, scrivete dei numeri su un po’ di celle sulla stessa riga o sulla stessa colonna, posizionatevi su una cella a vostro piacimento e premete il pulsante Somma Automatica a sinistra del menu HOME di Excel. In alternativa la formula per fare la somma delle celle “incolonnate” dell’esempio precedente è :
=somma(C5:C9)
In questo modo, Excel farà la somma dei valori presenti nelle celle da C5 a C9.
In questo articolo abbiamo visto un po’ le funzionalità di base di quel fantastico programma che è Microsoft Excel, ma per utilizzarlo in tutta la sua potenzialità ci vuole un po’ di pratica, quindi vi consigliamo di provare le altre formule disponibili nella sezione FORMULE del menu in alto. Fate un po’ di pratica, anche perché nel tempo la Microsoft ha inserito un po’ di aiuti che vi guideranno tra le varie funzioni. Se la sintassi della formula utilizzata è sbagliata, comparirà un messaggio con una possibile soluzione al problema, così potrete capire da soli l’inghippo e risolverlo in pochi secondi.
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