Le funzioni più interessanti di Outlook non sono quelle relative alla gestione della posta, infatti, esistono altri client che risultano ugualmente efficaci e spesso più leggeri e intuitivi. Ma per chi ha bisogno anche di organizzare la sua agenda e tenere traccia degli appuntamenti e delle scadenze difficilmente troverà in commercio un pacchetto più completo.
Un esempio sono le opzioni avanzate per inserire nuovi appuntamenti, infatti, quando si crea un nuovo evento, quasi tutti gli utenti avviano semplicemente Outlook, aprono la sezione Calendario e cliccano sul pulsante Nuovo appuntamento (o Nuova riunione, in base al tipo di impegno da inserire). Al massimo cercano il giorno giusto nella vista Calendario e creano automaticamente un nuovo evento con un doppio clic.
Outlook però, è anche capace di elaborare istruzioni fornite in un linguaggio quasi naturale. Ad esempio, potete creare un nuovo appuntamento e inserire come Ora inizio una stringa di testo, ad esempio dopodomani, e quando premete Invio, il testo verrà sostituito dal giorno esatto.
Ma le opzioni disponibili sono molte di più, si possono inserire indicazioni come per esempio, tra due settimane, sabato prossimo, oppure quarto giovedì di novembre (che è il giorno della festa del Ringraziamento negli Stati Uniti). Se inserite più volte “la settimana prossima” per lo stesso evento, ogni volta che premete Invio la data viene spostata avanti di sette giorni. Potrebbe essere utile, ma non è molto intuitivo.
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