Spesso, può capitare, che si presenti il problema di come scrivere una email efficace, un messaggio di posta elettronica in grado di comunicare senza mezzi termini un determinato concetto.
Non si tratta soltanto di impostare una mail con una buona struttura che ci faccia apparire sempre formali e rigidi.
A volte può essere anche utile dare un tocco personale, che possa comunicare più efficacemente il nostro messaggio e allo stesso tempo per essere apprezzati dall’interlocutore.
Specialmente se abbiamo lo scopo di realizzare vendite di prodotti o servizi, l’efficacia del messaggio è fondamentale.
Ecco una piccola guida per comunicare senza sbagliare attraverso le e-mail.
Come scrivere un’e-mail senza errori
Perché il vostro messaggio risulti efficace, è importante evitare alcuni errori sia di ortografia che formali che potrebbero rendere meno convincenti nei confronti dell’interlocutore con cui state comunicando:
- evitate gli errori di ortografia, di grammatica e di sintassi. Se le e-mail sono piene di refusi, viene sminuita la vostra immagine di comunicatori;
- sarebbe molto importante scrivere delle e-mail che iniziano con un saluto e che fanno riferimento al nome del ricevente;
- andate subito al punto fondamentale della questione, cercando di essere sintetici. Non superate le 250 parole;
- usate parole semplici, cercando di attenervi al linguaggio di base della lingua italiana;
- dividete il testo in paragrafi, in modo che ciascuno di essi contenga un solo concetto.
Come scrivere un’e-mail dallo stile convincente
Anche lo stile utilizzato può essere più o meno convincente, a seconda di come sappiate muovervi all’interno del messaggio di posta elettronica.
Ci sono dei piccoli suggerimenti, a cui a volte non si presta molta attenzione, ma che possono risultare essenziali:
- personalizzate il vostro messaggio a seconda del destinatario;
- fate attenzione a come il destinatario visualizzerà il nome del mittente, quindi compilate con attenzione proprio il campo che si riferisce al mittente;
- usate caratteri con font leggibili attraverso lo schermo di un computer. Evitate di scegliere font troppo ricchi di decorazioni;
- usate le maiuscole e le minuscole come quando scrivete sulla carta;
- inserite le immagini soltanto se sono indispensabili. A volte gli elementi grafici possono distrarre il lettore che quindi non farà molta attenzione al messaggio che volete comunicare;
- evitate gli allegati o almeno cercate di usare estensioni comuni, come per esempio il formato PDF;
- scrivete e-mail che finiscano con un saluto;
- nella chiusura del messaggio ringraziate il lettore;
- è essenziale chiudere l’e-mail firmandovi con il vostro nome;
- evitate di scrivere i P.S.
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