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Come salvare un foglio Excel in PDF

Salvare un foglio Excel in PDF non è difficile, ma senza la giusta configurazione, il file in PDF potrebbe venire diverso da come lo vuoi. In questa semplice guida scoprirai come salvare un foglio Excel in file PDF pulito leggibile.

Perché salvare un foglio Excel in PDF

Ci possono essere molti motivi per cui devi salvare un documento Excel come PDF invece che come come foglio di calcolo .xlsx. Per esempio, se vuoi inviare solo una porzione specifica di un foglio molto più grande oppure perché non vuoi che il file venga modificato dai destinatari del file. In ogni caso, convertire un file Excel in PDF se non fatto correttamente, può generare un file poco comprensibile.

La maggior parte delle volte, i fogli di calcolo di Excel non vengono pensati per essere stampati, quindi le impostazioni per regolare i margini o i bordi non vengono minimamente configurate. Quando però vi trovate a dover trasformare un Excel in PDF, che quindi possono essere visualizzati a video o stampati, è fondamentale regolare tutte queste impostazioni.

Lo scopo della visualizzazione o stampa di un file, rende importantissimo che il file sia leggibile e comprensibile, senza che qualche parte importante dei dati venga stampato su una pagina a parte o che i caratteri risultino troppo piccoli per essere letti.

Ora che abbiamo visto a cosa serve, vediamo come si fa per trasformare un foglio di Excel in un documento PDF pronto per la stampa.

Impostare le pagine del foglio Excel

L’impostazione del layout di pagina è molto importante se vuoi stampare o distribuire il tuo File Excel. Se utilizzi una versione di Excel 2008 o successivo, devi regolare queste impostazioni sulla scheda Layout di pagina della barra superiore.

layout di pagina di excel

Da questa scheda potrai regolare facilmente tutte le impostazioni necessarie e quelle fondamentali sono sicuramente:

  • Margini: Che ti permette di regolare quanto deve essere grande lo spazio bianco tra il bordo del foglio e la prima cella del tuo documento;
  • Orientamento: Ti permette di decidere se il foglio del file deve essere orientato in verticale o in orizzontale;
  • Dimensioni: Puoi regolare le dimensioni della pagina;

Il funzionamento è praticamente uguale a quello di un documento Word, quindi regola le impostazioni come credi sia meglio per il file PDF che andrai a stampare. 

Una cosa che devi tenere sempre a mente, è che quasi tutti i documenti Excel, sono più leggibili se il foglio è orientato in orizzontale, perché di solito il foglio di calcolo contiene molte colonne.

Dalla scheda Layout di pagina, puoi anche aggiungere l’intestazione e il piè di pagina da stampare sul foglio. Per impostare queste due funzionalità, devi cliccare sulla freccetta che trovi nell’angolo in basso a destra della sezione Imposta pagina, poi fai clic sulla scheda Intestazione/Piè di pagina dalla finestra che si apre sullo schermo. A questo punto, puoi selezionare una delle opzioni che ti propone Excel oppure creare l’intestazione e il piè di pagina personalizzati cliccando sui pulsanti “Personalizza Intestazione” e “Personalizza piè di pagina”.

excel intestazione e piè di pagina

Volendo puoi addirittura cambiare lo sfondo della stampa. Per farlo, clicca sul pulsante Sfondo nella sezione “Imposta pagina” e seleziona l’immagine che preferisci tra quelle disponibili sul tuo computer o dal cloud.

Impostare l’ Area di Stampa del foglio Excel

A questo punto devi impostare quale area del tuo foglio Excel verrà trasformata in un PDF e quante colonne e righe saranno visualizzate su ogni pagina.

Per impostare l’Area di Stampa, si deve cliccare su una cella e trascinare il cursorre, in modo da selezionare tutte le celle che desiderate visualizzare nel documento. Una volta fatto, vai sulla scheda Imposta pagina, poi su Area di stampa e clicca su Imposta area di stampa. Attorno all’intera area che hai selezionato, adesso noterai una linea grigia sottile, che sta ad indicare cosa andrai a stampare. 

impostare area di stampa

Creando il PDF del documento Excel, tutto quello che resterà fuori dall’area selezionata non verrà stampato. 

Molto utile è anche creare delle interruzioni di pagina per dividere il documento stampato in diverse pagine. Le interruzioni di pagina possono essere verticali e orizzontali e per impostarle devi posizionare il cursore del mouse sulla cella in cui desideri mettere un’interruzione di pagina, fare clic sulla scheda “Layout di pagina” nella barra multifunzione, selezionare Imposta pagina, poi Interruzioni di pagina e cliccare sul pulsante “Inserisci interruzione di pagina”. Questa operazione creerà una interruzione sopra e a sinistra della cella dove è posizionato il cursore.

interruzioni di pagina excel

Altra operazione utile per impostare la stampa di un Excel è configurare l’opzione Adatta alla pagina. Nella sezione Adatta alla pagina, troverai tre opzioni: Larghezza, Altezza e Proporzioni. 

Le prime due permettono di impostare il numero di pagine in cui verranno visualizzate le righe o le colonne della tabella, quindi se hai molte righe e poche colonne sul tuo foglio Excel, ti conviene impostare la Larghezza su una sola pagina. L’opzione Proporzioni, invece, permette di ridimensionare ad una precisa percentuale l’intera area di stampa selezionata.

adattare pagina excel

Impostazioni del Foglio

Il tuo foglio Excel è quasi pronto per la stampa, ma manca ancora un’ultimo menu a cui prestare attenzione, stiamo parlando delle opzioni del Foglio. 

Grazie a queste impostazioni, potrai rendere l’aspetto del documento stampato più leggibile. Per accedere a queste opzioni, fai clic sulla freccetta che trovi nell’angolo in basso a sinistra della sezione Opzioni del foglio.

opzioni foglio in excel

Le opzioni che potrai personalizzare da questo menu sono:

  • Stampa titoli: Da questa opzione puoi bloccare delle righe o delle colonne specifiche del tuo documento in modo che vengano ripetute su ogni pagina stampata.
  • Griglia: Abilitando questa opzione verranno mostrate sul foglio le linee della griglia, che sono praticamente le linee presenti tra le celle anche se non hai impostato dei bordi.
  • Intestazioni di riga e di colonna: Ti permette di visualizzare le intestazioni alfabetiche (A, B, C…….) e numeriche (1, 2, 3…..) sull’asse x e sull’asse y del foglio Excel.
  • Commenti e Errori cella come: Abilitando l’opzione verranno visualizzati sulla pagina anche i commenti, le note e gli avvisi di errore delle celle.
  • Ordine di pagina:  Permette di impostare l’ordine delle pagine da stampare.

Da questo menu, puoi andare direttamente alla schermata dell’Anteprima di stampa, dove puoi controllare sul monitor come sarà il tuo documento una volta stampato. Se c’è qualcosa che non ti convince, modifica una delle impostazioni che ti abbiamo elencato.

Salvare il documento e stampare il foglio in PDF

Ora che hai impostato e formattato al meglio il tuo documento Excel, sei pronto per esportare il file in PDF. Per trasformare un file Excel in PDF puoi utilizzare tre metodi:

Puoi salvare il file in PDF cliccando sul menu File, premendo su Salva con nome e selezionando PDF dal menu a discesa “Salva come”.

Un metodo alternativo, consiste nel cliccare sul menu File, poi su Esporta e selezionare Crea documento PDF/XPS. Ti verranno proposte una serie di opzioni da regolare, in modo che il tuo file sia ottimizzato per la stampa.

Per creare un PDF da un file Excel si può anche stampare il file come PDF. Microsoft, infatti, dovrebbe aver installato insieme ad Excel, anche una stampante PDF virtuale chiamata Microsoft Print to PDF che è possibile selezionare come qualsiasi altra stampante a disposizione nel menu a discesa della stampante. 

Quindi, fai clic su File, seleziona Stampa, scegli la stampante PDF Virtuale presente sul tuo computer e stampa il tuo excel in PDF.

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