Come fare un budget familiare in Excel

Saper gestire i propri risparmi è una cosa fondamentale, soprattutto in un momento di incertezza economica come questa. Se vuoi pensare al tuo futuro e risparmiare qualche euro la cosa migliore è quella di tenere sotto controllo il denaro che possiedi e pianificare gli acquisti in relazione alle entrate che hai. Non devi farlo mentalmente perché così non significa avere le cose sotto controllo e nemmeno utilizzando un vecchio foglio di carta. La cosa migliore è creare un file budget familiare utilizzando Excel.

In questo articolo vediamo proprio come crearti un foglio di calcolo che ti aiuti a gestire i risparmi e le spese familiari.

Creare un foglio di calcolo budget usando i modelli

Il modo più semplice e veloce per creare un budget con Excel consiste nell’utilizzare la libreria di modelli di budget predefiniti inclusi in Excel. Se non cerchi cose particolari o non sei sicuro da dove iniziare, ti consiglio di iniziare con uno dei modelli esistenti per avere un’idea di ciò che potresti voler includere nel tuo budget.

Quando apri Excel, vai semplicemente su File>Nuovo, quindi cerca il termine “budget”.

Verranno visualizzati diversi modelli di budget di Excel, ad esempio un budget familiare, un calcolatore delle spese personali, un budget per le vacanze e altro ancora.

Scegli quello che più ti aggrada e inizia a compilarlo secondo i tuoi movimenti.

Diversamente, se cerchi qualcosa di più completo allora devi procedere manualmente.

Come creare un file budget familiare manualmente con Excel

Inizia aprendo Excel e scegliendo “Cartella di lavoro vuota” o vai a File > Nuovo > Cartella di lavoro vuota. Ora hai un nuovo file con cui iniziare.

Per prima cosa rinomina il tuo foglio di lavoro come “Spese”. Per farlo posiziona il cursore sopra il file da rinominare, clicca il taso destro del mouse e scegli “Rinomina” quindi digita il nome sul foglio.

A questo punto devi preparare il terreno di lavoro suddiviso per spese e per mese così da avere un quadro completo di dove spendi di più e qual è il mese per te più critico.

Impostare le caselle di spesa

Inizia digitando nella colonna B2 il titolo ovvero “Spese” e procedi poi con le righe sottostanti a creare n righe per tutte le spese ricorrenti che hai. Nel mio esempio ho incluso, come puoi vedere:

• Affitto;
• Finanziamento Auto;
• Generi alimentari (Spesa);
• Regali;
• Farmaci;
• Carburante;
• Visite Mediche;
• Sottoscrizioni (es Spotify, Netflix, Sky). Qui se ne hai tante puoi fare delle righe specifiche o una riga unica e poi inserire delle note;
• Telefono Fisso;
• Energia Elettrica;
• Gas;
• Cene Fuori;
• Telepass;
• Tasse;
• Cellulare;
• Varie;

In ultimo crea riga chiamata “Totale Spese”

A piacimento poi puoi personalizzare colori di carattere e riempimento così come allineamento e rientro.

Nel mio caso ho dato un colore testo verde per i due titoli e bianco con sfondo verde per le spese indicando poi un rientro di testo. Per farlo ho fatto clic con il tasto destro del mouse su una cella, scelto “Formato Cella” e da qui “Allineamento” e impostato il “Rientro”. Una volta salvato ho copiato ed incollato lo stile su tutte le celle (per farlo utilizza il pulsante indicato nella freccia).

Fatto questo dalla colonna C alla colonna N scrivi i nomi dei mesi e in ultimo, nella colonna O “Totale Anno in corso”. Definisci lo stesso stile dei titoli “Spese” e “Totale Spese”.

Quello che devi fare a questo punto è definire il formato del contenuto di ogni cella. Evidenzia tutta l’area da C3 a O19 quindi premi il taso destro del mouse, scegli Formato Celle > Tab Numero >  Valuta.

Se vuoi eliminare l’effetto visivo di celle e righe, dopo aver evidenziato l’intervallo precedente ed essere andato nella sezione “Formato celle” scegli Riempimento > Stile Motivo > Tinta Unita e premi OK.

Definire le formule

Ora è giunto il momento di definire le formule del foglio di calcolo. Quello che devi fare è avere un riepilogo annuale per ogni voce.

Posizionati quindi al termine di ogni riga, in corrispondenza della colonna “Totale Anno in Corso” ad esempio O3 e scrivi =SOMMA(C3:N3) così da sommare tutti i valori che inserirai per l’affitto di ogni mese e premi invio.

Se sono importi fissi, come ad esempio il canone del telefono di casa o l’affitto, ti consiglio di riempire poi tutti i mesi così da avere una visione di insieme di quanto pesa quella spesa sul tuo budget.

Ricopia poi la formula per tutte le righe fino a O18, nel caso del mio esempio.

Ora devi definire il totale mensile di spesa ovvero di tutti i soldi che spenderai a fine mese. Posizionati nella riga 19 e a partire dalla colonna C scrivi =SOMMA(C3:C18) e dai invio. Esegui lo stesso lavoro su tutte le altre colonne e avrai così ottenuto la somma delle tue uscite.

Ti consiglio di fare attenzione a quelle che sono spese fisse come canone del cellulare, internet o affitto e compilarle già ad inizio anno così da avere un quadro complessivo di spesa.

Creare un grafico di spesa per il tuo file budget in Excel

Questa ulteriore funzione è davvero utile perché ti permette di vedere, a livello visuale, l’andamento delle tue uscite. Dai una nuova intestazione alla cella P2 chiamandola Tendenza quindi posizionati su P3 e utilizza i grafici Sparkline.

Vai su Inserisci > Linee > e seleziona come intervallo di dati la riga 3 da colonna C a colonna N. Copia poi il tutto sulle altre righe.

Puoi poi personalizzare la visuale come preferisci. Ti consiglio di impostare:

• Punto Massimo
• Punto Minimo;
• Indicatori;

Dopo aver visto in questo articolo come impostare un piano per il controllo delle spese mensili, proseguiamo con la creazione di un file per l’analisi e il controllo del budget familiare. Questo è importante se si vuole riuscire a risparmiare del denaro o si vogliono pianificare delle spese o l’esigenza di entrate extra.

Vediamo quindi come creare un file di riepilogo per tenere sott’occhio, in maniera rapida entrate e uscite e fare agevolmente delle previsioni.

Creare un foglio di riepilogo budget familiare con Excel – area di lavoro

Per creare un nuovo foglio di lavoro all’interno dello stesso file premi l’icona a forma di “+” sulla riga in basso accanto al foglio che hai rinominato come “Spese” quindi rinominalo come “Budget”.

In questo foglio è importante la parte visiva perché è quella che, senza bisogno di troppa attenzione, deve comunicarti, in maniera lampante, lo stato della tua situazione economica.

Posiziona il cursore del mouse nell’angolo di intersezione tra la colonna A e la riga 1 fino a veder comparire una croce e cliccaci (questo serve per selezionare tutta l’area di lavoro del foglio). A questo punto clicca con il tasto destro del mouse e scegli Formato Celle > Riempimento > Stile Motivo e scegli il primo riquadro ovvero il motivo a tinta unita bianca.

Posizionati quindi con il cursore sulla linea inferiore della riga 2 fino a veder comparire una linea con due frecce contrapposte o, dopo averci cliccato sopra vai nel menu Home > Formato > Altezza Righe

Definisci un’altezza della riga pari a 95 px (71,25) quindi, allo stesso modo definisci la larghezza della colonna A in 16px.

Seleziona le colonne B-J quindi definisci uno sfondo del colore che preferisci, nel mio caso verde.

Seleziona la riga 4, colonna B-C e uniscile tra loro servendoti del tasto “Unisci e Allinea al centro” e scrivi all’interno della cella il titolo ovvero “Obiettivo”. Ripeti la stessa operazione con le colonne E-F e chiama invece questa come “Piano Risparmio”.

Definisci poi lo stile che, se vuoi come l’esempio, sarà:

• Formato – Larghezza Colonne: 20 – 145px;
• Grassetto e allineamento centrato;
• Sfondo colorato;

Qui poi definire i tuoi obiettivi che possono essere di più tipo: arrivare ad una cifra “paracadute” in banca o definire un piano di accumulo per i figli.

Ora crea i riquadri per Entrate / Uscite. Procedi quindi come abbiamo fatto per creare i due box dove riporti all’interno tutte le voci relative.

Come gestire le spese nel budget familiare in Excel

Il consiglio che ti do a questo punto è di dividere le spese ovvero quelle fisse e quelle che variano di mese in mese.

Gestire i finanziamenti

Se hai dei finanziamenti in corso è utile tenere anche monitorato quanto manca alla scadenza, inteso come valore assoluto in euro e numero di rate. Puoi usare un semplice calcolo per aggiornare, in automatico, il valore.

A riga 24 e fino a riga 30 ho creato un box specifico dove inserire il tipo di finanziamento e la data di fine. Puoi utilizzarlo anche se si tratta del muto della casa (se a tasso fisso con rata costante). In riga E26 inserisci, con formato data, la formula =ADESSO(). Questo serve a calcolare il residuo al momento esatto in cui controlli il tuo file budget. (Ho dato poi un colore carattere bianco per non mostrare graficamente il dato).

Scrivi poi in cella F26 la data fine prevista. In D26 riporta questa formula =DATA.DIFF(E26,F26, “M”) per avere il conteggio dei mesi mancanti ovvero le rate. In cella C26 riporta =importorataxD26 (esempio =400xD26).

Spese fisse e spese variabili

Per tenere ordinato il dato ti consiglio di creare una riga dove far comparire, in automatico, il mese in corso. Per farlo digita =TESTO(OGGI (), “MMMM”) e premi invio. A questo punto riporta le spese del mese così da avere una visione generale delle uscite.  

Residuo accantonabile nel budget familiare in Excel

Nella sezione “Piano Risparmio” inserisci una formula che ti dia una visione generale di quello che è il tuo residuo ovvero la differenza tra le entrate e le uscite e la cifra che puoi accantonare.

Per quest’ultima supponiamo che la tua possibilità sia di accantonare il 30% del residuo. In cella F7 scriverai =F6*30/100 dove F6 è la differenza tra entrate e uscite.

Gestire i risparmi

Nel box relativo ai risparmi indica, aggiornandolo ad ogni 30 del mese, la tua situazione attuale ovvero quella che rilevi dal suo saldo in banca. In una seconda riga riporta la voce “Residuo all’obiettivo” dove vai ad aggiungere, in cella C7 una semplice formula =J24-C6

Per aiutarti nella gestione puoi creare un box, chiamato “Attenzione” in cui aggiungere delle semplici regole come:

• Residuo Mese sotto soglia;
• Somma a risparmio sotto soglia: se vuoi riuscire a risparmiare più di 50 euro al mese puoi impostare una regola che faccia comparire la scritta attenzione. In I7 digita
  =SE(F7>=50,”Risparmio”,”Attenzione). Puoi poi impostare in “Formattazione Condizionale” una nuova regola ovvero Formattazione Condizionale > Nuova Regola > Formatta solo le celle che contengono > Testo Specifico > Contiene > Attenzione e definisci il cambio di stile e colore;

In questo modo puoi creare avvisi personalizzati anche finalizzati ad budget che devi raggiungere. Come sempre, trovi il file dell’esempio in allegato.

Se preferisci utilizzare il file già pronto, lo puoi scaricare da qui.

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