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Come fare il backup delle mail in Outlook e il ripristino

Quasi tutti i nuovi sistemi di posta elettronica mantengono le mail, inviate e ricevute, nel cloud in modo che possano essere lette da qualsiasi parte del mondo, ma anche il cloud ha dei limiti di archiviazione. Ecco perché, in questo nuovo articolo, vogliamo mostrarti come fare il backup delle mail di Outlook e ripristinarle se vuoi accedere nuovamente a quei messaggi.

backup mail su microsoft outlook

Come fare il backup delle mail di Outlook

Fare il backup delle mail in Microsoft Outlook è abbastanza semplice. Come saprai tutti i backup vengono archiviati in dei file PST (Personal Storage Table), che possono essere aperti direttamente in Outlook.

Per creare un file .pst con il backup di tutti i tuoi messaggi, devi seguire tutti i passaggi che ti spieghiamo in modo chiaro, nelle righe seguenti:

1 – Aprire Microsoft Outlook sul tuo computer, cliccare su “File” nella barra multifunzione che trovi in alto, selezionare “Apri ed esporta” nella parte sinistra dello schermo e poi clicca sul grande pulsante “Importa / Esporta” che trovi al centro del monitor.

esportare mail con outlook

2 – Cliccare sulla dicitura “Esporta in un file” e quindi cliccare sul pulsante “Avanti”. Nella finestra successiva, selezionare “File di dati di Outlook (pst)” e cliccare sul pulsante “Avanti”.

esportare in un file pst
file pst outlook

3 – Verrà aperta una nuova finestra che ti permette di selezionare quali cartelle includere nel backup. Puoi scegliere di selezionare anche una singola cartella, come ad esempio “Posta Inviata”, ma se vuoi fare il backup di tutte le tue email, devi cliccare sul nome della tua casella di posta e assicurarti di aver messo la spunta sull’opzione “Includi sottocartelle”. Quindi cliccare sul pulsante “Avanti” per proseguire.

posta elettronica

4 – Per impostazione predefinita, il file di backup verrà chiamato “backup.pst” e archiviato nella cartella Microsoft Outlook di Windows, ma se vuoi, puoi modificare sia il nome del file che la posizione di salvataggio nella finestra che si apre a video. Se è già presente un file con lo stesso nome nella posizione di salvataggio scelta, le email verranno salvate nello stesso file. Ecco perché puoi scegliere se duplicare le mail o creare dei duplicati. Una volta deciso quale è la miglior soluzione devi cliccare sul pulsante “Fine” per avviare il backup delle mail di Outlook.

backup mail

A questo punto, Microsoft Outlook creerà un file PST con il nome scelto nella posizione specificata in precedenza. Tieni presente, però, che i metadati, come ad esempio le proprietà della cartella (visualizzazioni, autorizzazioni e impostazioni di archiviazione automatica), le regole dei messaggi e l’elenco dei mittenti bloccati non verranno esportati in questo archivio.

Come ripristinare le mail da un file .pst di Outlook

Bene, ora che sai come fare il backup e che hai archiviato il file PST delle tue mail, può esserti utile sapere come ripristinare i dati in esso contenuti dentro Outlook. Ecco come si fa:

1 – Avviare Outlook sul tuo PC, cliccare su “File” nella barra multifunzione, selezionare “Apri ed esporta” che trovi nella parte sinistra dello schermo e poi fare clic sul pulsante “Importa / Esporta”.

importare e esportare mail di outlook

2 – Dalla finestra che viene aperta, selezionare la voce “Importa da un altro programma o file” e cliccare sul pulsante “Avanti”.

recuperare mail di outlook

3 – Selezionare quindi l’opzione “File di dati di Outlook” e cliccare su “Avanti”.

file di dati pst

4 – A questo punto devi indicare il file PST che vuoi importare e scegliere se sostituire le mail duplicate, creare i duplicati delle email oppure non importare le mail duplicate. Una volta finito, cliccare sul pulsante “Avanti”.

opzioni ripristino posta elettronica

5 – Ora devi selezionare le cartelle che vuoi importare, oppure scegliere tutta casella di posta elettronica, e decidere se importare i file nella cartella corrente (quella in cui ti trovi) oppure creare delle cartelle con lo stesso nome di quelle che hai esportato. Se vuoi ripristinare le mail da un backup o vuoi spostarle su un nuovo dispositivo, ti consigliamo di scegliere “importare elementi nella stessa cartella in” e scegliere l’account di posta in cui importarli. In questo modo verrà creata la stessa struttura di cartelle che era presente nella casella di posta che hai esportato nel file PST. Una volta regolate tutte le impostazioni, cliccare sul pulsante “Fine”.

Outlook inizierà a ripristinare le tue email. Se hai deciso di importare le mail in un account diverso e stai utilizzando i protocolli IMAP o MAPI, tutti i messaggi importati saranno sincronizzati con il server e sarai in grado di accedervi anche da altri dispositivi.

In base al numero e alla dimensione delle mail importate, il completamento della sincronizzazione potrebbe richiedere più o meno tempo.

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