Se hai bisogno di condividere un file Excel con altri utenti, questo articolo ti spiega in modo chiaro e dettagliato come farlo. Scopri come lavorare su un unico file con altri colleghi e aumenta la produttività.
Sapere come condividere un file Excel è essenziale per coloro che lavorano in team o collaborano su progetti in cui è necessario condividere informazioni o dati.
La condivisione di un file Excel consente a più utenti di lavorare sullo stesso documento contemporaneamente, riducendo il tempo necessario per la gestione e l’invio di documenti via e-mail.
Per condividere un file Excel con altri utenti da PC, il primo passo è salvare il file in OneDrive o SharePoint. Questi servizi offerti da Microsoft consentono agli utenti di salvare i propri documenti sul cloud e di condividerli con altre persone in modo semplice e sicuro.
Per condividere un file Excel con altri utenti, basta inserire l’indirizzo e-mail della persona con cui si desidera condividere il documento e impostare i relativi permessi di accesso. Gli utenti possono essere invitati a collaborare sul documento, fornendo loro la possibilità di apportare modifiche o di commentare il lavoro degli altri.
È anche possibile impostare le autorizzazioni per la condivisione del file Excel, ad esempio scegliendo se gli utenti possono solo visualizzare il documento o se possono anche apportare modifiche. Inoltre, il proprietario del documento può revocare l’accesso in qualsiasi momento, se necessario.
In sintesi, sapere come condividere un file Excel è importante per la collaborazione e il lavoro in team. La condivisione di un documento consente a più utenti di lavorare contemporaneamente sullo stesso file, riducendo i tempi di gestione e di invio di documenti via e-mail.
Dopo questa breve prefazione, andiamo a vedere quindi come condividere un file Excel in vari metodi, sia da PC che da Smartphone.
Indice
Come condividere un file Excel con altri utenti da PC
La condivisione di file Excel con altri utenti da PC è fondamentale per la collaborazione e il lavoro di squadra, utilizzando il software incluso nella suite Microsoft 365 (ex Office) per Windows o MacOS (i cui prezzi partono da 7 euro/mese) o la versione Web gratuita, sia da smartphone o tablet.
Come condividere un file Excel su Windows
Se hai provveduto a installare Excel sul tuo computer, per prima cosa devi salvare la cartella di lavoro in OneDrive, il servizio di cloud storage realizzato da Microsoft appositamente per archiviare, sincronizzare e condividere i file con altre persone.
Ecco come fare:
- Avvia Excel e apri il file di tuo interesse
- Fai clic sul menu File > Salva con nome
- Seleziona il profilo OneDrive personale o aziendale associato all’account Microsoft
- Assegna un nome al documento
- Se necessario, seleziona un formato di file diverso da quello assegnato di default
- Quindi premi il pulsante Salva posto sulla destra
- Fai clic sull’opzione Condividi
- Definisci le preferenze su Altre impostazioni
- Sostituisci la modalità Può modificare con la voce Può visualizzare, ad esempio
- Puoi anche impostare una data a partire dalla quale il file risulterà disponibile, e una eventuale password
- Infine, premi il pulsante Applica
- Digitare gli indirizzi email, o i nomi utente dei destinatari dall’elenco
- Premere il pulsante Invia
Come condividere un file Excel su Mac
Se utilizzi un Mac invece, in questo caso non devi salvare la cartella di lavoro in OneDrive, il servizio di cloud storage realizzato da Microsoft, ma solo condividerlo.
Ecco come fare:
- Avvia Excel e apri il file di tuo interesse
- Premi direttamente il pulsante Condividi posto in alto a destra
- Assegna un nome al documento
- Clicca sul bottone Carica
- Una volta fatto ciò, verificare che sia attivo il pulsante Salvataggio automatico oppure posiziona su ON
- Successivamente, premi pulsante Condividi posto in alto a destra
- Adesso scegli l’opzione Invita altre persone
- Fornire l’accesso ai contatti prima di digitarne i relativi indirizzi email
- Integra anche un eventuale messaggio nel campo sottostante
- Mantieni la spunta sulla casella denominata Modifica consentita se vuoi che il file sia editabile
- Quindi premi il pulsante Condividi
Come condividere un file Excel da Smartphone e Tablet
Se hai la necessità di condividere file Excel da un dispositivo mobile, che sia smartphone e tablet, puoi farlo tramite la relativa applicazione la quale, come probabilmente già saprai, è disponibile gratuitamente.
Ecco come fare:
- Avvia l’app di Excel ed esegui l’accesso al tuo account Microsoft
- Seleziona il file da condividere
- Pigia sul simbolo della condivisione
- Digita il nome o l’indirizzo email degli utenti ai quali desideri inoltrare
- Consentire all’applicazione di accedere ai tuoi contatti
- Includi anche un messaggio nel campo sottostante
- Mantieni la spunta sulla casella relativa all’opzione Può modificare (se vuoi sia editabile)
- Premi, infine, il pulsante Condividi o Invia per inoltrare il messaggio
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