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Come aggiungere una firma digitale a un documento

La firma digitale è utile ad aziende e privati perché permette di attribuire a un documento elettronico un valore a stampo legale riconosciuto in tutta l’Unione Europea. Per ottenerla serve acquistare un pacchetto a un ente certificatore il quale opera al fine di garantire l’identità del soggetto che usa appunto la firma digitale.

aggiungere una firma digitale su un documento

Viene fornita attraverso un kit composto da un certificato, un dispositivo hardware da collegare al PC e un software che permette di applicare la firma ai documenti elettronici. La seconda possibilità per ottenerla è quella della firma digitale remota. In questo caso all’interno di server sicuri vengono ospitati i certificati ed è così possibile usarli e controllarli senza ricorrere a dispositivi fisici.

A cosa serve la firma digitale?

La firma digitale è utile ai cittadini privati, le aziende e i liberi professionisti per firmare contratti, fatture, comunicazioni, ordini di acquisto e bilanci direttamente dal computer, senza dover stampare, scannerizzare e riportare sul PC il documento firmato manualmente.

Una volta che viene applicata il documento risulta valido e integro a tutti gli effetti. Un vantaggio un po’ per tutti perché da un lato fa si che si possa ridurre lo spreco di carta, ma anche di soldi e di tempo. In alcuni contesti poi è diventata anche obbligatoria, per esempio quando c’è da fare finanziamenti oppure partecipare a bandi pubblici. Se non viene apportata, automaticamente si viene esclusi.

Come aggiungere una firma digitale

Il primo passo per poter aggiungere una firma digitale in un documento è ovviamente quello di possederne una. Se non l’avete ancora potete comprare il kit con chiavetta USB, tenendo di conto però che è un po’ più caro, oppure la firma digitale remota. Una volta che ne siete in possesso, dovete verificare la vostra identità e attivare la firma.

kit firma digitale

Adesso vediamo passo per passo come apporre la firma digitale a un documento.

  • Avviate il software della firma digitale in vostro possesso
  • Cliccate nella scheda firma e scorrete fino a individuare su quali file volete apporre la firma digitale. Per procedere dovete cliccarci con il tasto sinistro del mouse e trascinarli all’interno dell’apposita finestra del programma. Altrimenti potete come sempre cliccare sul pulsante “Seleziona documenti”.
  • Il secondo passo è cliccare sul menù a tendina per la scelta della firma e selezionare quella che vi interessa. Potete per esempio scegliere se aggiungere al documento una marca temporale oppure no. Questo tipo di certificazione può risultarvi comoda perché grazie a lei è possibile vedere quando un documento è stato firmato così da estendere il valore legale dello stesso.
  • Procedete cliccando su “prosegui e firma” così da avviarsi verso la conclusione. La prima volta può sembrare un po’ macchinoso ma quando ci prendete la mano vi accorgete che è tutto piuttosto veloce e intuitivo.
  • Ciò che dovete fare adesso è scegliere nella finestra che si apre se volete firmare con il dispositivo oppure approfittando della firma remota. Se scegliete il dispositivo di firma dovete inserire il PIN nei campi sottostanti, se invece volete la firma remota compilate i campi relativi al nome utente, la password e il codice OTP.
  • Cliccate sul pulsante “Prosegui” per andare avanti e firmare così il file.

Come usare il certificato di firma in applicazioni di terze parti

Infine vogliamo segnalarvi un’ulteriore possibilità. Alcuni kit di firma digitale che funzionano serva driver però vedono già inclusi i software di firma vi permettono di firmare anche i documenti con software come per esempio Microsoft Office, LibreOffice o Adobe Acrobat.

Per farlo dovete prima avviare il software di gestione e richiamare poi l’opzione che desiderate. Dovete trovare la voce relativa a “importare certificato” che di solito si trova sotto “utilità”. Adesso potete configurare il vostro certificato nel software alternativo.

Se scegliete per esempio Adobe Acrobat dovete entrare nel menù “modifica” e cliccare su “preferenze”. Cercate la voce firma e cliccateci sopra. Dopo nel campo identità e certificati affidabili cercate “altre” ed espandete la voce ID digitali. Cliccate su moduli e token pkcs e procedete aggiungendo un modulo. Da qui potete selezionare il file per usare il kit. Effettuate il login e firmate i documenti.

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