Alcune volte può essere necessario utilizzare i documenti di Office come documenti legali e spesso richiedono una firma digitale. Oppure, potresti voler aggiungere una firma invisibile per proteggere il tuo documento scritto in Word o in Excel.
Bene, grazie agli strumenti messi a disposizione dal team di Microsoft, puoi fare entrambe e in questo nuovo articolo vedremo come si fa.
Indice
Aggiungere una firma digitale visibile in Office Word ed Excel
Forse non sai che sia Word che Excel hanno una funzione integrata che ti consente di inserire facilmente una riga e una firma nel documento o nel foglio di calcolo. Naturalmente avrai bisogno di una firma digitale da inserire nella riga della firma.
Inserire la riga della firma
Per prima cosa devi avviare Word o Excel e aprire il documento a cui desideri aggiungere la riga della firma, quindi posiziona il cursore nel punto in cui desideri inserirla.
Ora fai clic sul pulsante “Riga della firma”, che trovi nel gruppo “Testo” della scheda “Inserisci” della barra multifunzione.
Verrà visualizzata la finestra “Configurazione firma” in cui dovrai compilare questi campi:
- Firmatario consigliato: il nome della persona che firma il documento.
- Titolo del firmatario consigliato: il titolo del firmatario.
- Indirizzo di posta elettronica del firmatario consigliato: la email del firmatario.
- Istruzioni per il firmatario: In questa casella puoi aggiungere qualsiasi istruzione speciale che desideri che il firmatario conosca prima di firmare qui.
Oltre a compilare tutte le caselle dovrai anche selezionare o deselezionare le opzioni:
- Consenti al firmatario di aggiungere commenti nella finestra di dialogo Firma: Praticamente il firmatario del documento può anche aggiungere lo scopo della propria firma.
- Mostra data della firma nella riga della firma: una volta firmato il documento, verrà visualizzata la data in cui è stato firmato.
Bene, una volta compilato il tutto, puoi cliccare sul pulsante “OK” nella parte inferiore della finestra.
A questo punto dovrebbe comparire la riga della firma e facendo doppio clic su di essa è possibile firmare.
Firma il file Word o Excel con la tua firma digitale
Se non disponi di una firma digitale, riceverai un avviso da Microsoft Office che ti informa del fatto che ne avrai bisogno per firmare il documento ogni volta che fai doppio clic sulla riga della firma. Ti verrà chiesto anche se desideri ottenere una firma digitale da un partner Microsoft.
Scegliendo “Sì”, verrai reindirizzato alla pagina del sito di supporto ufficiale , in cui ti vengono elencati i vantaggi di avere un ID digitale.
Nota Bene: è possibile creare il proprio certificato digitale eseguendo l’app SELFCERT.EXE presente nella cartella di installazione di Microsoft Office. Questo sistema però, non verifica la tua identità come farebbe una firma di un’ ente certificato, perché qualche truffatore potrebbe decidere di creare questo tipo di certificato utilizzando il tuo nome. Quindi, come forma di sicurezza, se utilizzi un certificato digitale che hai creato tu stesso, verrà aggiunto un banner di avviso al documento.
Per inserire questa firma digitale, ti basterà fare doppio clic sulla riga della firma e una volta che ti viene mostrata la finestra Pop-up sullo schermo, cliccare sul pulsante “Firma”.
Ora il tuo documento è firmato.
Se vuoi rimuovere la firma, devi semplicemente modificare il documento. Quando il documento è modificato, infatti, la firma viene automaticamente rimossa. Questo serve per tutelare l’autenticità del documento e anche per tutelare la persona che ha firmato il documento originale.
Aggiungere una firma invisibile su Word, Excel e PowerPoint
Come abbiamo accennato nella parte iniziale di questo articolo, puoi anche inserire una firma invisibile ai tuoi documenti. Questo proteggerà l’autenticità del contenuto del documento e, a differenza della funzione per inserire una riga della firma, puoi aggiungere una firma invisibile anche alle tue presentazioni PowerPoint.
Per farlo, però, devi possedere una firma digitale emessa da un’autorità certificata .
Allora, per prima cosa devi aprire il file Word, Excel o PowerPoint a cui desideri aggiungere la firma invisibile, quindi fai clic sulla scheda “File” della barra multifunzione che vedi nella parte superiore della finestra.
Ora fai clic su “Informazioni” nel riquadro di sinistra.
A questo punto, la dicitura sarà diversa a seconda dell’app che stai utilizzando. Se stai lavorando in Excel, devi cliccare su “Proteggi cartella di lavoro”, se utilizzi PowerPoint fai clic su “Proteggi presentazione”, oppure in Word devi fare clic su “Proteggi documento”.
Ora fai clic su “Aggiungi una firma digitale” nel menu a discesa che compare sullo schermo. A questo punto dovrai utilizzare la firma digitale. Se hai già la tua firma digitale, devi soltanto fare clic sul pulsante “Firma”.
Una volta firmato, apparirà un banner nella parte superiore del documento che informa del fatto che è un documento contenente una firma digitale.
Per rimuovere questo tipo di firma dai documenti, devi solo modificarli. Una volta modificato il documento, la firma non sarà più valida e un messaggio ti informerà che la firma è stata rimossa dopo aver apportato una modifica.
Questo è tutto quello che c’è da fare per inserire una firma su Word, Excel o PowerPoint del pacchetto Microsoft Office.
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